Als kennis en informatie niet of slecht wordt uitgewisseld kost dat tijd en geld, en zorgt het voor frustratie. Het kan wantrouwen binnen het team vergroten en betrokkenheid verlagen.
Jij wil juist dat je team onderling kennis, informatie en kansen uitwisselt. Je wil eilandvorming verkleinen en betrokkenheid vergroten. Maar hoe zorg je dat jouw teamleden meer kennis en informatie met elkaar uitwisselen?
Kennisuitwisseling binnen je team bevorderen in een hybride werkcultuur
Wist je dat Tom Allen (professor aan MIT) al in 1977 bewees dat hoe groter de fysieke afstand tussen mensen is, hoe minder collega’s elkaar opzoeken voor communicatie en kennisuitwisseling? Kun je je voorstellen hoeveel moeilijker het dan wordt kennisuitwisseling op pijl te houden in deze tijd waarin Hybride en Asynchroon werken het nieuwe normaal wordt? Ik raad je daarom aan actief te investeren in mogelijkheden voor meer kennisuitwisseling. Het gaat namelijk niet vanzelf!
Probeer een 1 (of meerdere) van deze manieren uit met je team!
Kennisuitwisseling door Mini-Ted-Talks
Heb je veel experts in je team? Laat ze voor de eerstvolgende teammeeting een korte presentatie (van minimaal 10 minuten en maximaal 20 minuten) voorbereiden over een recent project, onderzoek, of marktobservatie die ze hebben gedaan.
Introduceer dit als een soort “Mini-ted-talk”. De collega die dit voorbereid moet zich er dus van bewust zijn dat dit een leerzame, informatieve presentatie moet zijn voor de rest van zijn collega’s. In de presentatie kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen worden beantwoord:
- Waardoor was dit een goed/slecht project
- Wat had dit project beter kunnen maken?
- Wat was in dit project onmisbare kennis?
- Wat is het laatste nieuws/innovatief onderzoek in onze markt waar iedereen iets aan kan hebben?
- Hoe kunnen we kennis over dit project mogelijk toepassen op andere projecten?
De “toehoorders” luisteren naar de Ted-talk met de intentie vragen te stellen. Probeer ieder teamlid aan te moedigen minimaal 1 verdiepende vraag te stellen. Eindig de Ted-talk door actiepunten in te plannen, of er op een andere manier gevolg aan te geven.
Als de Ted-talk 20 minuten duurt, het vragenrondje 20 minuten en de actieplanning ook 20, heb je met een uur een effectieve kennisuitwisseling inclusief opvolging bewerkstelligd! Plan dit soort Ted-Talks maandelijks of twee-wekelijks in, zodat iedereen aan de beurt kan komen, maar ook zodat het een gewoonte wordt.
Kennisuitwisseling door een Werkvorm: De Markt
Tijdens deze werkvorm ga je creatief aan de slag met ieders persoonlijke competenties en (verborgen) talenten. Geef ieder teamlid een wit vel papier en geef ze de opdracht een marktkraam te tekenen (of download dit template). In deze marktkraam liggen 3 productgroepen:
- Bewezen competenties: Dit zijn de competenties en talenten die je regelmatig moet laten zien om je werk goed te kunnen uitvoeren.
- Verborgen talenten: Waarvan je collega’s misschien (nog) niet weten dat je ze hebt.
- Gewenste skills: Wat je graag zou willen leren om beter te worden in je werk.
Het gaat hier natuurlijk niet om de tekenkunsten, maar om de skills die worden opgeschreven. Na 15-20 minuten vraag je iedereen zijn eigen marktkraam even te presenteren. Daarna mag iedereen vrij “winkelen”. Loop je langs een kraam, zet dan je naam achter “het product” dat je zou willen kopen (wat je zelf misschien verder zou willen ontwikkelen) en achter het product waar je de ander eventueel mee zou kunnen helpen.
Je kunt deze werkvorm ook zo aanpassen, dat je in plaats van competenties, letterlijk kennis-kraampjes maakt. De categorieën zijn dan:
- Opgedane kennis (elke dag nodig voor werk)
- Verborgen kennis (privé opgedaan, bij een oude werkgever geleerd, ooit ergens gelezen)
- Gewenste kennis (waar ik meer over wil leren).
Kennisuitwisseling door Interne handboeken en Wikipedia pagina’s
Hoeveel tijd, overleggen en onnodige vragen zou het je schelen als alle (basis)kennis over taken, systemen, klanten, projecten en procedures, te vinden zou zijn op 1 plek? Het Amerikaanse softwarebedrijf GitHub, heeft voor haar medewerkers zo’n handboek ontwikkeld. Een handboek dat uitgeprint meer dan 2000 pagina’s zou bevatten! Het handboek is vergelijkbaar met Wikipedia, maar dan puur gericht op de organisatie. Het is een “levend” boek, en wordt iedere dag nog bijgewerkt. Maar met dit handboek krijgen zij het wel voor elkaar dat 1200 medewerkers verspreid over 66 landen samen kunnen werken! Over hybride gesproken…
If you dont have the time to do it right, when will you have the time to do it over?
Vaak wordt het documenteren of administreren van zaken gezien als “minder belangrijk”. Dat klusje dat ik nog wel even doe tussendoor of op een vrijdagmiddag. Maar als je geen tijd maakt om het te documenteren, heb je dan wel tijd om alles over een half jaar weer opnieuw te bedenken? Bij Gitlab zeggen ze: ‘The faintest pencil is better than the sharpest memory’ oftewel, de kans dat je na een half jaar nog precies weet wat je zo goed gedaan had tijdens dat project, is niet heel groot. Administreer! En, zorg dat die documentatie openbaar beschikbaar is binnen je team. Almanac, Notion, en Guru zijn goede aanbieders van software om zo’n Wikipedia te bouwen, maar met Microsoft OneNote kom je ook al heel ver als je daar een beetje handig mee bent en bijvoorbeeld gebruik maakt van sjablonen. De zoekfunctie in OneNote maakt het makkelijk kennis altijd weer terug te vinden, en notities zijn makkelijk aan te passen.
Yammer is een tool die weer goed geschikt is voor een “vraag en antwoord” manier van kennis uitwisselen. In Yammer kun je discussies starten, vragen stellen aan al je collega’s tegelijk en deze #hashtags geven om de antwoorden later weer op te zoeken als je het nodig hebt. Je kunt communities maken met personen die bijvoorbeeld dezelfde soort functie hebben of hetzelfde soort werk doen. Ook kun je een complimentje delen of een poll starten. Een handige tool om betrokkenheid en kennisuitwisseling te stimuleren in de hybride werkcultuur en inbegrepen in Office 365!
De weg naar meer kennisuitwisseling in jouw team
Zoals eerder opgemerkt, er is een investering nodig van aandacht en tijd om kennisuitwisseling tot een waarde te maken binnen je team. En dat begint bij de leidinggevende. Het vergt van jou als leidinggevende dat je laat zien dat je dit écht belangrijk vindt, niet alleen door het vaak te roepen, maar door het zelf ook te doen. Benoem welk gedrag je wil zien en welk plan je hebt om kennisuitwisseling te stimuleren. Vraag zelf ook regelmatig om aanvullingen op je eigen kennis. Wees een voorbeeld!
