De zomer is inmiddels toch echt begonnen en dat betekent dat de vakantieperiode weer aanbreekt! Een pittige tijd voor samenwerken… Half-lege kantoortuinen, ijsjes achter het bureau, en aftellen tot dat je zelf aan de beurt bent…

Terwijl iedereen uitkijkt naar die welverdiende pauze, brengt de vakantieperiode voor teamleiders en managers vaak ook wat uitdagingen met zich mee zoals onderbezetting en rommelige werkoverdrachten.

Hoe zorg je ervoor dat je team soepel blijft samenwerken, zelfs als de helft ervan op het strand ligt?

Met de juiste voorbereiding zorg jij als manager voor een zomer zonder stress.

Tip 1: Vroege Planning en Collegiale Vakanties

Toegegeven, als je deze blog nu pas leest komt de tip een beetje laat… Maar tip 1 is: Begin ruim van tevoren met de vakantieplanning. Zorg dat je een duidelijk overzicht hebt van wie wanneer afwezig is. Bekijk ook hoeveel drukte er rond die periode verwacht wordt en maak onderscheid in werk dat in de vakantieperiode door moet gaan, en werk dat even kan blijven liggen.

Extra tip: zorg dat de collegialiteit gewaarborgd wordt als het gaat om vakanties. Als bijvoorbeeld 1 collega 5 weken vakantie heeft opgenomen en een ander daardoor maar 1 week weg kan, en ze dat niet onderling hebben besproken kan dat zorgen voor scheve ogen. Zorg voor een eerlijke verdeling van vakanties onderling en zorg dat je bekend bent met ieders wensen vóór je de vakantieplanning definitief maakt.

Tip 2: Een Werkoverdracht waar je wat aan Hebt

Een gestructureerde, duidelijke werkoverdracht is cruciaal. Zorg voor een gestandaardiseerd werkoverdracht document dat door elk teamlid wordt gebruikt. Als werk echt moet worden overgenomen wordt door een collega, zorg dan dat ze samen het overdrachtsdocument ook echt voor vertrek met elkaar doornemen, zodat de invaller eventueel vragen kan stellen. Dit vermindert de kans op misverstanden of taken die toch blijven liggen.

Een goed (en vooral compleet) overdrachtsdocument bevat minimaal de volgende 6 elementen, en past tóch nog op 2 A4tjes.

1. Basisinformatie (datum afwezigheid, contactgegevens bij spoed/nood, en wat er verwacht wordt van de invaller).
2. Lijst van lopende projecten (korte beschrijving van elk project, belangrijke deadlines en specifieke taken die voltooid moeten worden tijdens de overdrachtsperiode).
3. Belangrijke contacten (namen en contactgegevens van interne en externe stakeholders, informatie over wie te benaderen voor wat).
4. Bronnen en inloggegevens (noodzakelijke inloggegevens, indien veilig om te delen, toegang tot relevante bestanden en waar dingen te vinden zijn).
5. Specifieke instructies (beschrijving van dingen die anders gaan dan normaal of aanbevelingen voor het afhandelen van complexere taken).
6. Vergaderingen en overige relevante informatie: (als er bepaalde vergaderingen moeten worden bijgewoond, het doel van de bijeenkomst, eventueel lopende kwesties of gevoeligheden, specifieke procedures die gevolgd moeten worden).

Tip 3: Veelzijdigheid Trainen in Vakantietijd

Zie de vakantie van een teamlid als een kans voor anderen in het team tijdelijk nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen. Zo train je je team om veelzijdiger en flexibeler te worden, maar zo kunnen teamleden wellicht ook nieuwe vaardigheden en interesses van zichzelf ontdekken.

Zorg alleen wel dat de “invaller” niet in de vakantieperiode de hele werkwijze van zijn collega omgooit terwijl die op vakantie is. Teamleden moeten ruimte hebben voor hun eigen manier van werken, maar wel binnen de kaders van de werkoverdracht. Het is goed om na de overdracht opnieuw een overleg in te plannen zodat de invallers lessons learnt kunnen delen met hun teamleden en eventueel suggesties kunnen doen voor verbetering.

Tip 4: Kristalheldere Communicatie: Duidelijk en Transparant

Hoe minder bereikbaar mensen zijn, hoe duidelijker je communicatie zou moeten zijn. Veel van de communicatie zal al zijn opgenomen in de planning en de werkoverdracht. Maar tijdens de vakantieperiode is het (extra) fijn om een intern communicatiekanaal (zoals Slack of Teams) te gebruiken waarop de achterblijvers elkaar op de hoogte kunnen houden van wat er speelt, en ook kunnen signaleren wanneer ze hulp nodig hebben vanwege eventuele onderbezetting.

Als iedereen ditzelfde kanaal gebruikt voor updates en belangrijke informatie, is het ook makkelijk voor de vakantieganger om zich na de vakantie weer in te lezen door dit kanaal even door te nemen. En ook voor jou als leidinggevende is dit een fijne manier om op de hoogte te blijven.

Tip 5: Van Strand weer naar Bureau

Wanneer je teamleden terugkomen van vakantie, is het belangrijk voor het teamgevoel en de productiviteit om ze een “zachte landing” te geven. Je wilt immers niet dat je medewerkers na 1 week terug te zijn alweer toe zijn aan de volgende vakantie. Trap de eerste werkdag dat je team weer compleet is, af met een ‘welkom terug’-meeting om iedereen op de hoogte te brengen van wat er speelt en ze weer in het teamgevoel te krijgen. Tijdens deze sessie kunnen jullie samen de prioriteiten voor de komende weken doorspreken en krijgt iedereen een helder beeld van de meest urgente zaken, en wat er in de overdrachtsperiode is gebeurd.

Deze aanpak helpt je team om niet overweldigd te raken en maakt de overgang van luieren naar lijsten afvinken een stuk soepeler. Plus, het is een leuke manier om weer op gang te komen en de teamspirit een boost te geven na de vakantie!

Conclusie

Met een beetje voorbereiding, structuur en vooral positieve energie maak jij met je team van deze zomer ook gewoon een succesvolle periode, zonder dat de boel in het honderd loopt. Zorg voor een fijne vakantieplanning, een efficiënte werkoverdracht en flexibele rolverdelingen, vergeet niet de communicatie open en duidelijk te houden, zowel binnen je team als met jou als leidinggevende. En als iedereen dan weer terug is van vakantie, zorg dan voor een warm welkom en een soepele overgang terug naar het werk. Zo bewaak jij soepele samenwerking, zelfs in de vakantieperiode!